Så fungerar det

I korthet

Byråns portfölj samlar alla konkursbon på ett ställe. Bokföringen läses direkt ur Hogia OpenBusiness, så det finns inget att ladda upp utom bankens fil när ni stämmer av.

• Översikten visar varje bo: konkursdag, nästa halvårsberättelse och sista dag att lämna den, om det finns bokföring, bokfört saldo på bankkontona och hur senaste avstämningen gick.
• Rapporterna för ett bo är halvårsberättelsens och slutredovisningens ekonomiska delar, klara att skriva ut som PDF och lämna till Kronofogden.
• Bankavstämningen jämför bokfört saldo mot bankens saldo för alla bon på en gång och visar var det skiljer.

Inget i OpenBusiness ändras. Tjänsten läser bara.

Logga in

Ni loggar in med ert Microsoft-konto. Den som saknar ett får en engångskod till sin e-post i stället. Första gången kommer ni in via länken i inbjudan som byråns administratör skickat.

Det finns två roller:

Hör ni till flera byråer väljer ni byrå uppe till höger.

Översikten

Fliken Översikt har en rad per bo. Förvalet är sorterat på sista dag att lämna halvårsberättelsen, så det som brådskar står först.

Kolumnen Bokföring har fem värden:

Filtren ovanför tabellen ger till exempel bara berättelser att lämna, de som ska in inom 30 dagar, eller bon med avvikelser mot banken. Sökrutan söker på namn och organisationsnummer. Knappen Rapporter på en rad öppnar boets rapporter. ← Byråns portfölj tar er tillbaka till samma ställe.

Uppdatera från OpenBusiness

Uppdatera från OpenBusiness kontrollerar bona och hämtar dagens saldon. Den tar reda på konkursdag, om det finns bokföring och vad kassakontona heter. För många bon tar det några minuter första gången, och en stapel visar hur långt det kommit. Låt sidan vara öppen tills den är klar.

Bonas rapporter

Ett bo öppnas med Rapporter i översikten. Första gången hämtas bokföringen från OpenBusiness, alla räkenskapsår sedan konkursdagen, ett i taget. Sidan visar hur långt den kommit. Avbryts hämtningen fortsätter den nästa gång boet öppnas. Rapporterna står i menyn till vänster.

Halvårsberättelsen

Enligt 7 kap. 20 § konkurslagen lämnar förvaltaren en halvårsberättelse till tillsynsmyndigheten hos Kronofogden så länge konkursen pågår. Den första gäller till utgången av sjätte kalendermånaden efter konkursbeslutet, och sedan var sjätte månad. Den ska lämnas inom en månad efter periodens slut. Halvåren räknas ut ur konkursdagen, så ingen behöver mata in datum.

Under rubriken Halvårsberättelsen finns fem rapporter:

Sammanställningen och kontoutdraget är punkt 3 och 4 i 7 kap. 20 §, och har lagrummet överst. De tre första är underlag till dem och har inget eget lagrum.

Kontoutdraget tar med varje kassa- och bankkonto där boets pengar funnits under perioden:

• Ett konto som hade pengar när perioden började kommer med, även om inget hänt på det. Utdraget visar då ingående och utgående balans och raden Inga poster i perioden.
• Ett konto där något bokförts under perioden kommer med, även om det gick jämnt upp.
• Konton som står på noll hela perioden kommer inte med, och inte heller konton som bara finns i kontoplanen.
• Har boet flera bankkonton, ett konto per bankkonto (se Ett konto per bankkonto), står först en översikt med summan och sedan ett utdrag per konto.

Period högst upp väljer halvår. Förvalt är det senast avslutade halvåret, alltså den berättelse som ska lämnas. Där finns också Sedan konkursdagen.

Åtgärderna, vad som återstår och bedömningen av när konkursen kan avslutas skriver förvaltaren själv. Rapporterna är den ekonomiska delen.

Slutredovisningen

När konkursen avslutas avger förvaltaren en slutredovisning enligt 13 kap. konkurslagen. Under rubriken Slutredovisningen finns samma fem rapporter, men för hela konkursen: från konkursdagen till avslutet.

• Välj avslutsdatum i fältet Konkursdagen till högst upp. Förvalt är dagens datum. Ett datum före konkursdagen går inte att välja.
• Här står lagrummet på alla fem rapporterna, till skillnad från halvårsberättelsen.
• Redogörelsen för förvaltningen, och den för efterforskningen av brott som ska bifogas enligt 7 kap. 17 §, skriver förvaltaren själv.

Skriva ut som PDF

Välj Skriv ut och sedan Spara som PDF i utskriftsdialogen. Utskriften har bara rapporten: bo, organisationsnummer, period, konkursdag och, när rapporten har ett, lagrum överst, utan menyer och knappar. Den kan laddas upp i Kronofogdens förvaltarportal som den är.

Bankavstämningen

Fliken Avstämning jämför det bokförda saldot på boens bankkonton med det banken säger, för alla bon på en gång.

1. Välj saldodatum. Samma datum som bankens fil. Har ni inte valt något tar sidan datumet ur filen. Har filen ett annat datum än det ni valt säger sidan till.
2. Lägg till bankens fil. Excel, CSV, camt.053 eller MT940 ur bankens internetbank. Flera filer går bra, till exempel en per bank. Känns kolumnerna inte igen väljer ni dem med Ändra kolumner.
3. Avstämningen går av sig själv. När filen är inläst hämtas saldona från OpenBusiness och jämförs med banken. Ändrar ni något efteråt, till exempel saldodatumet, välj Stäm av för att köra den igen.

Resultatet har en rad per bo och bokföringskonto:

Bankkontona hittar sina bon på numret, se Ett konto per bankkonto. Bankkonton i filen som inte hittade något bo står i en egen lista under resultatet, där de kan kopplas för hand.

• Bokfört saldo, aldrig disponibelt. Har filen båda används bankens bokförda saldo, eftersom disponibelt belopp räknar in kredit och reservationer.
• Bara bokfört visar saldona per bo utan att jämföra mot någon fil.
• Exportera till Excel ger avstämningen som ett kalkylblad, med en flik för bankkonton utan bo.
• En avstämning mot bankens fil sparas, en per saldodatum. Stämmer ni av samma datum igen ersätts den, och Bara bokfört sparas inte. Tidigare avstämningar under underlaget visar de 12 senaste saldodatumen och öppnar en av dem igen. Bankens fil sparas inte, bara resultatet.

Ett konto per bankkonto

Varje bankkonto har ett eget konto i balansräkningen, och kontots namn är bankkontonumret. Det är det som kopplar bankkontot till boet och till rätt konto. Ingen behöver göra något här.

Har boet flera bankkonton har vart och ett sitt konto, och varje konto får en egen rad i avstämningen.

• Namnet kan vara bara numret, eller numret med text runt, som Klientmedel 3294729423.
• Skriv numret som det står hos banken, med eller utan clearingnummer. Mellanslag, bindestreck och kommatecken spelar ingen roll, och IBAN går också bra.
• Kopplingen gäller direkt och följer namnet. Ingen behöver spara den, och flyttar ni numret till ett annat konto följer kopplingen med.
• Alla konton med ett bankkontonummer i namnet stäms av. Har ett av dem pengar som banken inte har i filen står det som Saknas i banken.
• Namnen läses när ni väljer Uppdatera från OpenBusiness i översikten, för bon där inget konto har ett nummer än. Ändrar ni ett nummer som redan fanns, öppna boets rapporter och välj Uppdatera från OpenBusiness där.
• Står samma bankkontonummer i två bon kopplas det inte på numret, eftersom det inte går att veta vilket bo som är rätt.

Konton som stäms av i alla bon

Fältet Konton som stäms av i alla bon under Avstämning säger vilka konton i bonas bokföring som jämförs med banken, i varje bo. Förvalt är 1940. Flera konton skrivs med kommatecken, till exempel 1940, 1960.

• Kontona gäller hela byrån. Bara administratören kan ändra dem, för andra är fältet låst. En ändring sparas när ni lämnar fältet.
• Konton med bankkontonumret i namnet stäms alltid av, också när de inte står i fältet. Se Ett konto per bankkonto.
• Fältet behövs alltså för bon som inte döpts om än, se nästa avsnitt.
• Varje konto kostar en hämtning per bo, så ta bara med de konton som behövs.

Bon som inte döpts om än

Ett bo vars konton inte fått bankkontonumret i namnet än kommer med genom kontona i fältet ovan. Bankkontot letar då efter sitt bo så här:

Ett förslag är en gissning som behöver bekräftas. Stämmer förslagen, välj Spara föreslagna kopplingar. Då kommer bankkontot ihåg sitt bo nästa gång, också i filer som saknar namn, som MT940.

Ett förslag görs bara när det är entydigt. Liknar två bankkonton samma bo blir det inget förslag, eftersom det inte går att veta vilket som hör till vilket konto. De kopplas då för hand. Enklast är att döpa om kontona, så sköter det sig självt.

Koppla för hand

• Ett bankkonto utan bo: i listan under resultatet, börja skriva boets namn eller organisationsnummer i Sök bo och välj det. Välj bokföringskonto i fältet bredvid, där boets egna bankkonton föreslås med namn. Välj Koppla.
• Ett bo utan bankkonto: på raden med Saknas i banken, skriv bankkontonumret och välj Koppla.
• Fel koppling: välj ta bort bredvid bankkontot.

Efter en koppling stäms allt av igen direkt.

För administratören

Fliken Byrån syns bara för administratörer.

• Användare: bjud in med e-post och roll. Inbjudan går som ett mejl med en länk som gäller i 30 dagar. En byrå har alltid minst en administratör.
• Bon i portföljen: nya bon läggs in av Cenrotech, efter Hogias lista över bon som är kopplade till oss. Saknas ett bo, kontakta Cenrotech. Skälet är att listan avgör vem som kommer åt ett bos bokföring. Ett avslutat bo tar ni själva bort, och tidigare avstämningar ligger kvar.
• Ett bo står på en byrå i taget. Byter ett bo förvaltare till en annan byrå flyttar Cenrotech det. Det försvinner då ur den gamla byråns portfölj, med bankkontona som kopplats till det.
• Konton som stäms av i alla bon under Avstämning ändras bara av administratören och gäller hela byrån. Se Konton som stäms av i alla bon.

Vanliga frågor